紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)讓企業(yè)文檔管理變得簡單高效

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文檔是每個企業(yè)都需要把控的重要核心內(nèi)容，因?yàn)槲臋n資料承載的是企業(yè)的發(fā)展記憶、經(jīng)驗(yàn)以及成果。很多時候，文檔管理只是停留在個人或部門層面，這些重要的文檔會因?yàn)閱T工的離職而丟失，因?yàn)闀r間推移而失去記憶，也會因?yàn)槭褂貌灰?guī)范而出現(xiàn)遺失、損壞，更有被惡意擴(kuò)散導(dǎo)致形成損失的可能。 那么，有沒有什么工具可以充分滿足文檔管理的各項(xiàng)需求，從而讓相關(guān)工作變得簡單高效呢？ 當(dāng)然有！據(jù)了解，由廈門科技推出的紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)是一款基于OCR、圖像處理及秒級全文檢索等技術(shù)的企業(yè)級數(shù)據(jù)管理工具，支持將紙質(zhì)文檔資料電子化，并搭建起一個統(tǒng)一的一站式紙質(zhì)文檔管理平臺，以確保文檔資料實(shí)現(xiàn)永久保存，隨時隨地調(diào)用。 紙質(zhì)文檔快速錄入靈活調(diào)用 首先是紙質(zhì)文檔錄入，想要實(shí)現(xiàn)線上管理，文字錄入環(huán)節(jié)無法跳過。而紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)在文字錄入方面，采用了先進(jìn)的OCR文檔識別技術(shù)，利用光學(xué)設(shè)備（照相機(jī)、掃描儀等）將紙質(zhì)文檔保存為電子圖片，再導(dǎo)入紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)中，就可以在短時間內(nèi)完成整頁文字錄入，比手動要快，而且還能智能糾錯。 同時，系統(tǒng)搭載了云端服務(wù)，可輕松實(shí)現(xiàn)包括iOS、Android、web在內(nèi)的多平臺互通。也就是說，只要你身邊有手機(jī)、iPad或電腦等終端設(shè)備，就都能夠?qū)崟r調(diào)用你所需的文檔資料。 智慧分類智能檢索 紙質(zhì)文檔電子化只是邁向數(shù)字管理的第一步，如何高效存儲和線上管理文檔信息才是重中之重。紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)不僅支持文檔文件分類存儲，還能在存儲的基礎(chǔ)上自動添加備注信息，方便后期的查詢與檢索。可通過檢索文檔關(guān)鍵詞或是文檔名，只需一秒，就可以找到自己所需要的電子文檔與紙質(zhì)電子圖像。 此外，紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)還可跨空間、時間進(jìn)行信息共享，通過文檔共享功能協(xié)助企業(yè)內(nèi)部各個部門建立起必要的信息通道。線上共享，實(shí)現(xiàn)一份資料，多方共賞，有助于提升員工的辦事效率。 加密管理安全有保障 針對文檔安全問題，紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)設(shè)置了權(quán)限控制功能。存儲的云端的文檔，不僅支持在線分享轉(zhuǎn)發(fā)，還可設(shè)置閱讀權(quán)限。通過設(shè)置權(quán)限，既不影響信息的傳播，還能保障信息安全。 通過紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)，原先繁瑣且費(fèi)時的文檔管理任務(wù)變得簡單有趣，讓企業(yè)員工充分有效地利用企業(yè)內(nèi)部文檔的價值，從而促進(jìn)企業(yè)的文檔管理走向系統(tǒng)化、科學(xué)化、規(guī)范化，提升企業(yè)綜合競爭力。